Veelgestelde vragen

De certificerende instantie certificeert en beoordeeld jaarlijks ieder certificatietraject. Ieder certificatietraject bestaat uit 2 delen, te weten: 1. De kantoor audit bij de groepsmanager. Het Dienstencentrum fungeert als groepsmanager en wordt door het certificatie instituut beoordeeld op de borging van het certificatieproces zoals de uitvoering van interne audits en de borging van alle openstaande tekortkomingen. 2. Er vinden meerdere steekproef audits plaats bij verschillende groepsleden. Op basis van de resultaten van de kantooraudit en de steekproeven bij groepsleden wordt door het certificatie instituut bepaald of wordt voldaan aan de certificatie eisen. Voor de beoordeling en het vaststellen van de steekproeven wordt gebruik gemaakt van ‘IAF Mandatory Document for the audit and certification of a Management System Operated by a MultiSite Organization’.

De frequentie van audits is afhankelijk van een aantal factoren. Er worden 2 categorieën onderscheiden: Groepsleden voor bedrijven onder de 25 FTE (uitgezonderd FSC, waarbij een maximum van 15 FTE geldt) en MKB-bedrijven met een omvang van 26 tot 100 FTE (met als uitzondering FSC, waarbij vanaf 15 FTE wordt geteld). Groepsleden krijgen een steekproef op basis van de wortel van het aantal groepsleden (conform IAF-standaarden), waarbij de frequentie dus afhangt van de aantal groepsleden. Nieuw toegetreden groepsleden worden het eerstvolgende jaar door het certificatie instituut bezocht. Beschikt een bedrijf over meerdere certificaten, dan is de kans groter dat er een steekproef plaatsvindt. MKB-bedrijven krijgen jaarlijks een bezoek van het certificatie instituut. Deze audits worden door de groepsmanager voorbereid met de externe auditor. De externe auditor richt zich bij het bedrijfsbezoek met name op de beoordeling van de praktijk.

Het blauwdrukmateriaal van het Dienstencentrum maakt deel uit van het Managementsysteem van het bedrijf en heeft zelf een vaste rol in het continueren van het groepscertificaat. Het Dienstencentrum staat als het ware ‘garant’ voor de kwaliteit van alle afgegeven groepscertificaten. Om de kwaliteit te waarborgen zijn er groepsregels opgesteld waarin is vastgelegd welke bevoegdheden het Dienstencentrum als groepsmanager heeft om er voor te zorgen dat alle groepsleden aan de norm voldoen. Dit kunnen wij niet garanderen wanneer een bedrijf zelf de interne audits uitvoert en het Dienstencentrum niet betrokken is bij de uitvoering van interne audits.

In januari worden de steekproeven door het certificatie instituut bepaald en medegedeeld aan de groepsmanager. De groepsmanager informeert vervolgens alle bedrijven die een steekproef gaan krijgen en het certificatie instituut neemt contact op om de steekproef in te plannen. Een steekproef is dus altijd aangekondigd.

Ja. De uitvoering van externe audits en in dit geval steekproef audits maken onderdeel uit van een certificatie traject. Ieder gecertificeerd bedrijf is dan ook verplicht medewerking te verlenen aan steekproef audits. Dit is vastgelegd in de groepsregels. Wanneer een bedrijf geen medewerking verleend aan de uitvoering van een steekproef kan het Dienstencentrum conform de groepsregels een bedrijf (tijdelijk) schorsen óf een Dienstencentrum adviseur wordt ingeschakeld om de audit voor te zitten en de externe steekproef audit te begeleiden.